Anonim ve Limited Şirketlerde Ticari Defterlerin Kapanış Tasdiklerinin Yaptırılmamasının Müeyyideleri

I. Giriş

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64. maddesine göre, her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır.

Tacirlerin tutacakları ticari defterlerin hiç veya usulüne uygun tutulmamış olmasının ve bu defterlerin tacir lehine delil niteliği taşıyıp taşımaması ticari davalarda önemli bir yere sahiptir.

Ancak, ticari defterlerin kapanış tasdikinin yaptırılması yalnızca sahibi lehine delil teşkil etmesi açısından önemli değildir. Kapanış tasdikinin yaptırılması tacirler için; zayi belgesi alınabilmesi, para cezasına muhatap olmamak, taksirli müflis sayılamamak ve konkordato taleplerinin kabul edilebilmesi açısından da çok büyük önem arz etmektedir.

Bu bilgilendirme yazımızda ticari defterlere ait kapanış tasdiklerinin yaptırılmasının önemine ilişkin özellik arz eden durumlar hakkında açıklamalar yapılacaktır.

II. Anonim Şirket Ve Limited Şirkette Tutulması Gereken Defterler

1. Anonim Şirketler

• Yevmiye Defteri,
• Envanter Defteri,
• Defteri Kebir,
• Yönetim Kurulu Karar Defteri,
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,
• Pay Defteri

Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Geçici Madde 3/1)

2. Limited Şirketler

• Yevmiye Defteri,
• Envanter Defteri,
• Defteri Kebir,
• Müdürler Kurulu Karar Defteri (Tutulması zorunlu değil)
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,
• Pay Defteri

Limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterlerinde yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir. (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Geçici Madde 3/2)

Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Geçici Madde 3/1)

III. Limited Şirket Müdürler Kurulu Defteri Hakkında Açıklama: (Bu defterin tutulması zorunlu değildir.)

Bu defteri tutmak istemeyenler; Limited şirkette aldıkları kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydetmek zorundadırlar. Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Madde 11/4).

Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde Ticari Defterler Tebliğinin 10. maddesinin 2. fıkrasında (Karar defterindeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır: a) Karar tarihi, b) Karar sayısı, c) Toplantıda hazır bulunanlar, ç) Kararın içeriği, d) Üyelerin imzaları) belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ Madde 11/4).

IV. Kapanış Onayı (Tasdiki) Yapılacak Defterler (TTK m. 64/3, 5)

1. Anonim Şirket Yönetim Kurulu Karar Defteri (İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için OCAK AYI Sonu)

2. Limited Şirket Müdürler Kurulu Defteri (Eğer ki tutuluyorsa) İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için OCAK AYI Sonu

3. Yevmiye Defteri (İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar normal hesap dönemleri için HAZİRAN AYI Sonu)

Yukarıdaki defterler dışındaki defterlerin KAPANIŞ TASDİKİ YAPTIRILMAZ.

V. Kapanış Tasdiki Yaptırılmamasının Sonuçları

a. Kapanış Tasdiki Yaptırmayanlara TTK’nın 562. Maddesinin 1. Fıkrasının C Bendi Gereğince İdari Para Cezası Hükmolunur.

Yevmiye defteri, Anonim şirket yönetim kurulu karar defteri ve Limited şirket müdürler kurulu defterinin kapanış tasdikinin kanunda belirtilen sürelerde yaptırılması zorunlu olup, bu zorunluluğa uymayanlar TTK’nın 562. maddesine göre 2020 yılı için 9.387 TL idari para cezası ile cezalandırılacaktır.

b. Kapanış Tasdiki Yaptırmayanlar Ticari Defterlerini Kendi Lehlerine Delil Olarak Kullanamazlar.

Ticari defterlerin mahkemelerde tacirin lehine delil olabilmesi için 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na uygun şekilde tutulmuş olması zorunludur. Ticari defterlerin Kanun’a uygun tutulmanın varlığından söz edebilmek için üç şartın birlikte gerçekleşmesi gereklidir:

• Tutulması zorunlu olan tüm ticari defterler eksiksiz olarak tutulmuş olmalıdır. Ticari defterlerin bir kısmının tutulmamış olması halinde, tutulan ticari defterler tacirin lehine değil, sadece aleyhine delil olarak kullanılabilir.

• Tutulması gerekli ticari defterler usulüne uygun olarak tutulmuş olmalıdır (TTK m. 64/1).

• Açılış ve/veya kapanış onayı aranan ticari defterlerde, bu onaylar yapılmış olmalıdır (TTK m. 64/3)

TTK’nın 64. maddesine göre, tacirlerin defterlerinin kendi lehlerine delil olarak kullanılabilmesi için defterlerinin kanuna uygun olarak tutulması gerekmektedir. Defterlerin kapanış tasdiklerinin yaptırılmaması defterlerin kanuna uygun olarak tutulmadığını gösterir. Bu nedenle yevmiye defterinin kapanış tasdiklerini yaptırmayanlar, ticari defterlerini herhangi bir uyuşmazlık durumunda kendi lehlerine mahkemelerde delil olarak kullanamazlar. Ayrıca kapanış tasdiki yaptırılmış ticari defterler sahibi lehine delil olmasının yanında, diğer tacirin de aleyhine delil olabilecektir.

Kapanış tasdiki yaptırılmamış defterler defter sahibi tacirin lehine ve uyuşmazlığın karşı tarafı diğer tacirin aleyhine delil olarak kullanılamaz.

c. Kapanış Tasdiki Yaptırmayanlar İflas Ettikleri Takdirde Taksiratlı Müflis Sayılırlar.

İcra ve İflas Kanunu’nun 310 maddesinin 5. fıkrası gereğince, kapanış tasdiki yaptırmayanlar iflas ettikleri takdirde taksiratlı müflis sayılırlar. Aynı zamanda Türk Ceza Kanunu’nun 162. maddesine göre iki aydan bir yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılırlar.

d. Kapanış Tasdiki Yaptırmayanların Konkordato Talepleri Reddedilir.

İcra ve İflas Kanunu’nun 286. maddesine göre, konkordato talep eden borçlunun İcra Tetkik Merciine vereceği konkordato projesine ekleyeceği cetvelde, Türk Ticaret Kanunu gereğince tutulması zorunlu defterlerin hepsinin tutulmuş olup olmadıkları gösterilir. Defterlerine kapanış tasdiki yaptırmayan tacir, defterlerini Kanuna uygun tutmamış sayılacağından, konkordato talebi reddedilebilir.

e. Zayi Belgesi Alınabilmesi İçin Kapanış Tasdiki Yaptırılması Gereklidir.

Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesinin 7. fıkrasında, “Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir.” hükmü ile bu afetlere maruz kalan tacirin zayi belgesi alması öngörülmüştür. Böylece mahkeme tarafından ticari defterlerin istendiği durumda, tacir zayi belgesini ibraz edecektir.

Ancak, Yargıtay 11. Hukuk Dairesinin 20.11.1992 Tarih ve E.1991/3729, K.1992/10671 Sayılı Kararı ile “ticari defterlerini onaylatmayan tacirlerin Türk Ticaret Kanunu’nun 68 inci maddesinin 4 üncü fıkrasında sözü edilen zayi belgesini alma imkânları bulunmamaktadır.” demek suretiyle kapanış tasdiki yaptırmayan tacirlerin zayi belgesi alamayacaklarını hükme bağlamıştır.

VI. Limited Şirketlerde “Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri” Kapanış Onayına Tabi Mi?

Limited şirketlerde "Müdürler Kurulu Karar Defteri" tutulması zorunlu değildir. Ticari Defterlere İlişkin TEBLİĞ'in 11. maddesine göre limited şirketler "Müdürler Kurulu Karar Defteri" ve "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri" şeklinde iki defter tutmak yerine tek bir defter "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri" tutarak müdürler kurulu kararlarını da bu deftere kaydedebilir. Limited şirketlerde sadece "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere" defteri tutulduğunda ve müdürler kurulu kararlarının da bu deftere kaydedildiği durumlarda bu defterin kapanış onayına tabi olup olmadığı konusunda Tebliğ'de açık bir hüküm bulunmamaktadır. Bu nedenle tek defter tutulduğunda bu defterin kapanış onayının yaptırılmaması, idari para cezası anlamında herhangi bir yaptırımla karşılaşmayacaktır. ANCAK hukuki uyuşmazlıklarda ticari defterlerin defteri tutan tacir lehine delil olabilmesine ilişkin TTK hükümleri çerçevesinde değerlendirildiğinde; kapanış onayı yapılmadığı için hukuki uyuşmazlıkta defterler tacir lehine delil olarak kullanılamayacaktır. Bu durumda delil olamayacak defter sadece kapanışı yapılmayan "Genel Kurul toplantı ve Müzakere" defteri değil, tacirin tutması gereken tüm defterlerdir. ÖNEMLİ: Dolayısıyla ileride ortaya çıkabilecek hukuki uyuşmazlıklarda ticari defterlerin defteri tutan tacir lehine delil olarak kullanılabilmesi için; "Müdürler Kurulu Karar Defteri" ve "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri" şeklinde iki defter yerine tek defter tutulan limited şirketlerde "Genel Kurul Toplantı ve Müzakere" defterinin (31.01.2020 tarihine kadar) kapanış onayının (veya ara tasdik işleminin) yapılması gerekmektedir.

Öte yandan bir limited şirkette hem “Müdürler Kurulu Karar Defteri” hem de “Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri” tutuluyorsa “Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri” kapanış onayına tabi olmayıp, sadece “Müdürler Kurulu Karar Defteri”nin kapanış onayının yapılması yeterlidir.

VII. Sonuç

Yukarıda yapmış olduğumuz açıklamalarımızdan da anlaşılacağı üzere tasdike tabi defterlerin kapanış tasdiklerinin yaptırılmamasının hukuki sonuçları ağırdır. Ayrıca Yevmiye defteri, Anonim şirket yönetim kurulu karar defteri ve Limited şirket müdürler kurulu defterinin kapanış tasdikinin kanunda belirtilen sürelerde yaptırılması zorunlu olup, bu zorunluluğa uymayanlar TTK’nın 562. maddesine göre 2020 yılı için 9.387 TL idari para cezası ile cezalandırılır.

Bu nedenle kapanış tasdiklerinin yaptırılması hususunda özen gösterilmesi ve şirketlerin yevmiye defterleri, Anonim şirket yönetim kurulu karar defterleri, Limited şirket müdürler kurulu defterleri kapanış tasdikini kanunda belirtilen sürelerde yaptırmaları yerinde olacaktır.

Bu kapsamda;

Anonim ve Limited şirketlerde yevmiye defterinin kapanış onayının 30.06.2020 tarihine kadar,

Anonim Şirketlerde yönetim kurulu karar defterinin kapanış veya ara tasdiklerinin 31.01.2020 tarihine kadar,

Limited şirketlerde (tutulması zorunlu olmadığı halde tutuluyorsa) müdürler kurulu karar defterinin kapanış veya ara tasdiklerinin 31.01.2020 tarihine kadar yapılması gerekmektedir.

Limited Şirketler, ayrı bir müdürler kurulu defteri tutmak yerine tek bir defter (genel kurul toplantı ve müzakere defteri) tutuyor ve müdürler kurulu kararlarını da bu deftere alıyorlarsa, söz konusu defter (genel kurul toplantı ve müzakere defteri) için kapanış veya ara tasdik yaptırmasına gerek yoktur. Ancak ileride çıkması muhtemel hukuki uyuşmazlıklarda sorun yaşanmaması ve defterlerin defteri tutan tacir lehine delil olarak kullanılabilmesi adına tek defter olarak Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri tutan tacirlerin bu defter için 31.01.2020 tarihine kadar kapanış tasdiki (veya ara tasdik işlemi) yaptırmaları faydalı olacaktır.